Tärpit budjetointiin – kuinka saada budjetoinnista paras hyöty irti?

Budjetointi on tärkeä talousjohtamisen työkalu, olipa yritys minkä kokoinen tahansa

Syksyn ollessa taas ovella, monessa yhtiössä on aika hyväksyä budjetti tulevalle tilikaudelle. Siispä kokosimme ajankohtaiseen aiheeseen liittyen joitakin ajatuksia, jotka voivat budjetoinnissa olla huomionarvoisia. Vaikka yrityksen tilikausi ei olisi kalenterivuosi ja eikä budjetin laadinta olisi tällä hetkellä työpöydällä, budjetintarkastustalkoot tai budjetointiperiaatteiden pohtiminen eivät koskaan ole pahitteeksi.

Tässä blogipostauksessa käsitellään pääasiallisesti tulosbudjettia, mutta tärkeä osa budjetointia on myös esimerkiksi rahoitusbudjetti, jonka avulla voidaan ennustaa kassavirtaa.

1. Budjetti on työkalu strategisten tavoitteiden saavuttamiseen

Budjetti on rahamääräiseksi konkretisoitu versio yrityksen strategiaan perustuvasta toimintasuunnitelmasta. Se on siis työkalu suunnitella sitä, miten pidemmänkin aikavälin taloudellisiin tavoitteisiin päästään – tilikausi kerrallaan. Yhden tilikauden budjetin voisi ajatella olevan pienempi ja tarkemmalle tasolle viety osa pitkän aikavälin tavoitteita, joista se saa raaminsa.

Budjetti, joka on laadittu osana strategisen suunnittelun kokonaisuutta, konkretisoi tavoitteita ja auttaa havaitsemaan tilikauden aikana niitä asioita, jotka eivät ole menossa suunnitelmien mukaisesti. Ja koska sanonnankin mukaan hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, tarkalle tasolle viety ja realistisesti laadittu budjetti on jo hyvä osoitus siitä, että tavoitteisiin on mahdollista päästä.

2. Tarkista realiteetit ja pilko budjetti riittävän pieniin osiin

Kun budjetti perustuu realistisiin lähtökohtiin, se on myös mahdollista toteuttaa. Hyvä budjetti on siis realistinen suunnitelma, joka näyttää, millä kulurakenteilla tilikaudelle asetetut taloudelliset tavoitteet saavutetaan. Joskus voi käydä niinkin, että budjetoidessa huomataan, että taloudelliset tavoitteet ovat epärealistiset. Silloin budjettiraameja tai siirtymäaikaa pidemmän aikavälin taloudellisiin tavoitteisiin voi olla syytä miettiä uudestaan.

Realistisuus saavutetaan muun muassa riittävän tarkalla rivikohtaisella budjetoinnilla. Voidaan esimerkiksi jakaa liikevaihto liiketoiminta-alueille ja asiakassegmenteille, laskea tuoteryhmittäin muuttuvat kustannukset ja sitä kautta katteen muodostuminen sekä jakaa henkilöstökulut nimiketasolle ja kiinteät kulut tilikohtaisesti.

Budjetti kannattaa pilkkoa myös riittävän lyhyisiin aikajänteisiin, esimerkiksi kvartaali- tai mieluiten kuukausitasolle. Erityisesti kausiluonteisilla toimialoilla myynnin ja tarvittavien resurssien määrät voivat vaihdella merkittävästi eri kuukausina, eikä sellaisia kuukausia pidä säikähtää, jolloin budjettikin näyttää negatiivista. Joillain toimialoilla sesonki mahdollistaa koko vuoden tavoitteisiin pääsyn, vaikkei joinakin kuukausina pystyttäisikään tekemään tulosta. Kuukausitason budjetti on tarpeellinen myös kassabudjetin laadinnassa ja rahoitusta suunniteltaessa, varsinkin jos rahavirta vaihtelee vuodenajan mukaan.

Realiteetteja tarkastaessa luonnollisestikin korvaamaton apu on aikaisempien tilikausien toteuma, johon laadittua budjettia voi verrata. Jos liiketoiminnassa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia, luvutkaan tuskin muuttuvat ilman toimenpiteitä. Apua voi olla myös kaksisuuntaisesta tarkastelusta: voidaan kasata tiedossa olevien kulujen päälle tavoitekatteeseen perustuva myyntibudjetti – tai toisaalta lähteä rakentamaan tiedossa olevan ja varovaisesti ennustetun myynnin alle kulupuolta. Jos näistä kahdesta suunnasta päästään jota kuinkin samoihin lukuihin, budjetti todennäköisesti on toteutuskelpoinen.

Vinkki: pohjaa budjetin realistisuudelle voi saada vertaamalla budjetin näyttämää katetta, nettotulosta tai muita tunnuslukuja toimialan keskimääräisiin tunnuslukuihin. Hyvä tietolähde on esimerkiksi Finnveran tilinpäätöstilasto Työ- ja elinkeinoministeriön tilastopalvelussa.

3. Budjetoi harkintasi mukaan myös riskien varalle

Liiketoimintaan liittyy aina riskejä, ja myös ne on hyvä tiedostaa budjettia laatiessa ja toteuman kehittymistä seuratessa. Etenkin jos budjetti on laadittu hyvin tiukaksi, pienikin sattumus voi muuttaa suunnitelmaa radikaalisti. Kulujen ylitykset tai tuottojen alitukset kumuloituvat useiden kuukausien aikana suuriksi summiksi, jolloin useamman kuukauden päästä voidaan olla jo melko kaukana suunnitelluista luvuista.

Kannattaa myös pohtia, onko syytä budjetoida myös esimerkiksi reklamaatiokustannuksia, henkilöstönvaihdoskustannuksia, valuuttakurssien elämisestä johtuvia kustannuksia tai jopa parkkisakkoja. Vaikka tavoitteena näiden rivien toteumaksi on varmasti jokaisessa yrityksessä nolla, realiteetit ja menneiden vuosien toteumat voi kuitenkin olla syytä ottaa huomioon, jotta ennuste olisi mahdollisimman paikkansa pitävä.

4. Osallista ja sitouta henkilöstö (ja yhteistyökumppanit)

Budjettia ei kannata pitää henkilöstöltä salaisuutena – tavoitteisiin pääsemiseksi on hyvä antaa tietoa budjetin tavoitteista ja niiden toteutumisesta myös henkilöstölle, joka on vastuussa toteutuvista luvuista.

Jos henkilöstö pääsee itse myös osallistumaan budjetin laadintaan, se on paremmin sitoutunut myös budjetin toteuttamiseen. Myyjät voivat esimerkiksi laatia itselleen myyntibudjetit ja työnjohto budjetoida tuotannon palkat. Budjetin osien laadintaan avuksi voi tarvittaessa antaa tietyt euromääräiset raamit ja valmiit aputaulukot, jotka ohjaavat budjetoimaan riittävän tarkalla tasolla ja siten muodostamaan budjetista realistisen.

Huom! Kun myyjä tekee myyntibudjetin, hän budjetoi myyntiä, ei liikevaihtoa. Huomioithan siis budjetissa myynnin liikevaihtona vasta sille kuulle, jolle sisään tullut kauppa on laskutettavissa. Voi myös olla syytä pohtia, tulisiko liikevaihdolle kohdistuvia kuluja budjetoida etupainotteisesti.

Myös yhteistyökumppanit on syytä muistaa budjetin jalkauttamisessa. Onhan esimerkiksi markkinointitoimiston kanssa laadittu markkinointibudjetti linjassaan laaditun tulosbudjetin kanssa niin markkinointikulujen, kuin myynnin kasvattamistavoitteiden kanssa?

5. Hyödynnä budjettia

Pöytälaatikkoon hylättynä budjetista on kovin vähän iloa. Rivikohtainen budjettivertailu paljastaa, mistä budjettierot ovat johtuneet. On kuitenkin syytä varoa pelkästään menneisyyteen katsomista ja virheiden puntarointia. Budjettivertailussa huomattujen erojen tulisi aiheuttaa toimenpiteitä ja panostuksia operatiivisessa toiminnassa asti, jotta budjetin seuraamisesta ylipäätään on hyötyä ja että toiminta kehittyisi haluttuun suuntaan.

Jotta budjetti on helposti hyödynnettävissä ja vertailtavissa toteutuneiden kuukausien tuloslaskelmaan, sen laadinnassa kannattaa noudattaa samoja periaatteita kuin kirjanpidossakin. Budjetin on hyvä rakenteeltaan mukailla tuloslaskelmassa käytettävää tilikarttaa. Myös esimerkiksi lomapalkat ja kerran vuodessa tulevat suuremmat maksut, kuten vakuutusmaksut, kannattaa jaksottaa budjetissa ja kirjanpidossa samalla tavalla vertailtavuuden varmistamiseksi.

Tulosbudjetti toimii pohjana myös muille laskelmille. Pienellä jatkojalostuksella siitä saadaan esimerkiksi kassavirtaennuste. Sen laatiminen onnistuu pitkälti tulosbudjetin pohjalta, kunhan huomioidaan muun muassa rahoituserät kuten lainan- ja osamaksujen lyhennykset sekä mahdolliset investoinnit, velkojen ja saamisten kiertoajat sekä puretaan budjettiin tehdyt jaksotukset.

6. Päivitä budjettia

Usein budjetti vahvistetaan hallituksen tai muun johtavan elimen toimesta tulevalle tilikaudelle jo ennen tilikauden alkua. Harvempi liiketoiminta kuitenkaan on niin vakiintunutta ja ennustettavaa, ettei budjettia olisi syytä tarkastaa myös tilikauden aikana. Etenkin aloittavassa liiketoiminnassa budjetointi voi olla haastavaa, sillä todellisuudessa asiat järjestyvät aina hieman eri tavalla kuin suunnitelmissa. Budjetin päivittäminen ajan tasalle varmistaa, että sen merkitys johtamisen työkaluna säilyy.

Jos alkuperäinen, hyväksytty budjetti alkaa tilikauden aikana näyttää mahdottomalta toteuttaa, on syytä ryhtyä toimeen ensin selvittääkseen, voitaisiinko hyväksyttyihin raameihin päästä toimintatapoja tai tulo- ja kulurakenteita muuttamalla, ja tarvittaessa keskustella raamituksista uudestaan budjetin vahvistaneen tahon kanssa.

Budjetin päivittäminen ei kuitenkaan tarkoita sen korjaamista toteuman mukaan sitä mukaa, kun tilikausi kuluu. Päivittämisessä tärkeää on huomioida tapahtuneet muutokset esimerkiksi henkilöstökuluihin ja mahdollisesti muuttaa esimerkiksi myyntibudjetin painotuksia, jos alkuvuosi on mennyt alkuperäisestä suunnitelmasta poikkeavalla tavalla.

7. Hyödynnä teknologia ja automatisoi

Useimmat taloushallinto- ja toiminnanohjausjärjestelmät tarjoavat apua budjetointiin: ohjelmien avulla voit laatia budjetin edellisvuoden budjetin tai toteuman perusteella asettamalla muutosprosentit myynnille ja kuluille. On myös olemassa erilaisia nimenomaan budjetointiin tarkoitettuja työkaluja, joiden avulla budjettia voi lähteä rakentamaan hyvinkin monenlaisista lähtökohdista, esimerkiksi käytössä olevien tuotannon työtuntien päälle.

Näihin sovelluksiin on myös mahdollista rakentaa rajapintoja taloushallinnon järjestelmästä, josta toteuma voidaan tuoda budjetointisovellukseen uuden budjetin pohjaksi tai nykyisen kanssa vertailtavaksi. Budjetin ja toteumien yhdistämistä samalle raportille kannattaa miettiä myös esimerkiksi Business Intelligence -raportointia hyödyntämällä. BI-raportille voidaan hakea tietoa useasta eri tietolähteestä, jolloin budjetti voidaan lukea raportille vaikkapa suoraan Excelistä ja toteuma suoraan taloushallinnon järjestelmästä tai tuoda tiedot raportille siirtotiedoston avulla.

Mikäli aihe herätti kommentteja tai kysymyksiä, olethan rohkeasti yhteydessä. Keskustelemme mielellämme asiasta!